18 сентября, т.е. завтра исполняется ровно 1 год работы архивного отдела во вновь выделенном здании. О процессе переезда и создании необходимых условий работы муниципального архива, уважаемому собранию было доложено в конце декабря 2006 года.
Работа одного из самых крупных муниципальных архивов области, строго регламентированы годовым планом, разработанным специалистами архива и утвержденным Архивным управлением Правительства Саратовской области. Работа каждого специалиста расписана до минуты в соответствии с основными правилами хранения архивных документов в РФ. С первых дней 2007 года мы всеми силами старались погасить задолженность запросов социально правового характера, положение осложнялось процессом конвертации проводимого пенсионным фондом РФ. С большим трудом с помощью всего коллектива архива, с помощью студентов ПАГС, директор Кузнецов Валентин Владимирович, направленных в архив для прохождения производственной практики, к середине мая мы стабилизировали ситуацию, и вышли на нормативные сроки исполнения запросов. С приходом в архив заместителя начальника отдела Митрофановой Веры Владимировны и четырех работниц БРТи химзавода, находящихся на легком труде, сроки исполнения запросов, сектором по работе с документами по личному составу, сократились до месяца. Общее количество исполненных запросов в данном секторе за 8 месяцев 2007 г. составляет 192% к годовому уровню прошлых лет (3450 запросов). Всеми секторами архива и группой по обработке архивных материалов предприятий и организаций, комплектующих архив, выполнены основные показатели 9 месяцев. Заключены договора с руководством предприятий и организаций, вошедших в список № 1.
Обновлены в соответствии с требованием статей закона «Об архивном деле в РФ», Устава БМР, других нормативных актов, как положение об архивном отделе администрации БМР, так и должностные инструкции специалистов архива.
В апреле месяце установлено ограждение архива, решетчатое со стороны центрального выхода и сплошное со стороны хозяйственного блока и аварийного выхода. Что автоматически сняло проблему ежедневной уборки территории от различной тары, многочисленных окурков и многого другого. Финансирование данной работы, как и изготовление 30 карнизов планировалось произвести из фонда депутата Саратовской областной Думы Соловьева А.А., что он и пытается решить. Не смотря на возникшую паузу по оплате работы подрядчику, мы все равно признательны ему и надеемся, что у Александра Александровича все получится и работа будет оплачена в ближайшее время. В начале мая завершили установку карнизов, закрыли 34 окна шторами, на 3 окна установили жалюзи, чем защитили архивные документы от воздействия солнечных лучей.
В конце марта, по мере установки металлических стеллажей, конкурсным производством Саратовгесстроя, в соответствии с договором между руководством и Главой администрации БМО, приступили к размещению архивных документов, в подготовленном нами хранилище, где можно разместить не менее 19000 ед. хранения. На всякий случай предусмотрели дополнительную площадь в соседнем хранилище где можно разместить еще не менее 2000 единиц хранения.
Размещение архивных документов Саратовгесстроя на стеллажи, осуществляем своими силами, специалистами всего отдела. Делается это с целью контроля за соответствием описей и привозимых документов и конечно же с целью более быстрой адаптации специалистов при работе с объемом документов превышающих все документы сектора по л/с хранящихся в архиве. Сегодня хранилище площадью 94 кв.м полностью заполнено. Размещено 12000 ед. хранения из 18000 заявленных. Мы вынуждены срочно переоборудовать читальный зал в приемную, приемную подготовили под хранилище для размещения оставшейся части архивных документов Саратовгесстроя.
Несмотря на то что нам пришлось произвести ремонт стен и окон хранилища на площади 70 кв.м, установить распашные решетки на окна, пауза возникшая в размещении документов произошла на по нашей вине, а ввиду отсутствия денег, на изготовление металлических стеллажей у конкурсного производства.
Приезжали из Москвы пообещали на 4 стеллажа по 4 секции, ждем после визита высокого гостя, прошло уже 2 недели.
С учетом, что мы пока занимаем не все здание, бывшего детского сада, мы вынуждены изолировать свои площади, специальными решетчатыми дверями и замысловатыми металлическими конструкциями от случайных посетителей со стороны парикмахерской и детско-спортивного клуба БРТ «Искра».
Деревья, посаженные в непосредственной близости к зданию и по периметру территории прилегающей к архиву, а также к бывшему детскому саду, играют как положительную роль, так и доставляют дополнительные хлопоты.
Так, например, закрывая окна от солнца, в тоже время создают опасность в случае падения разбить окна, листва забивает ливневки, сухие вязы вдоль пешеходных дорожек расположенных с трех сторон архива, и с четвертой стороны вообще жилой дом, представляют реальную угрозу жизни людей.
Наводили порядок всем миром все лето и прихватили осень. Помогли служба КЖХ руководители Рубцов Михаил Алексеевич, Анисимов Сергей Владимирович, спасибо Юрию Михайловичу Игумнову, Сергей Витальевичу Каменчуку и многим другим.
Как заместитель председателя ТИК хочу заметить правильную позицию депутата Собрания депутатов Козина Александра Владимировича.
В августе текущего года мы разжились новым копировальным аппаратом, наличие одного рабочего аппарата, конечно, держало нас в напряжении.
В бюджете администрации текущего года, каких либо ремонтных работ в архиве не запланировано, а вот в проект бюджета администрации на 2008 год мы просили бы включить следующие виды работ:
1. Устройство кровли 2-х скатной с твердым покрытием, конструктивно, здание позволяет, сметная стоимость 1080276 р.
2. Ремонт отмостки сметная стоимость 19152 р.
3. Монтаж пожарной и охранной сигнализации в хранилище 1 этажа сметная стоимость 22890 р.
4. Ремонт центрального входа сметная стоимость 144675 р.
5. Ремонт холла, его вообще в архиве нет, сметная стоимость 19569 р.
6. Ремонт запасного выхода сметная стоимость 19056 р.
Степень важности работ определяется именно в том порядке, в котором я зачитал, мы хоть и приготовили рулон полителеновой пленки на спец. подставке, позволяющей быстро разматывать рулон, но на это лучше не надеться.
И наконец вопрос кадров коллектив грамотный и работоспособный, 9 человек из 11 имеют, либо получают в ближайшие годы высшее образование, средней возраст 41 год.
Не возникают вопросы по работе сектора архивных документов п/х как города, так и района здесь по сложившейся практике, о чем говорится в письме заместителя председателя правительства Саратовской области на 10000 ед. хранения 1 специалист, у нас на 1 специалиста меньше как в городе, так и в районе.
С приемом архивных документов Саратовгесстроя нагрузка на сектор по архивным документам л/с увеличится в двое.
Сегодня специалистов по межведомственному архиву всего двое, заместитель начальника отдела с первых минут работы в архиве, находится на исполнении запросов граждан.
Не имея, права допускать к архивным документам посторонних людей мы привлекаем легкотрудниц, но и эта категория сокращается ежегодно, и это информация отдела кадров крупных предприятий таких как: БРТ, Химзавода и на сегодня они нам ничем помочь немогут, работающие ушли, кто в декретный отпуск, кого положили на сохранение, в итоге мы опять одни.
Есть договоренность с руководством ПАГСА, нам направят на практику заочников, и мы не отказываемся от этой помощи, но мы больше учим студентов, чем они работают.
Поэтому мы просим уважаемое Собрание депутатов БМР и лично Вас Владимир Иванович поддержать нашу просьбу.
1. Включить в бюджет 2008 года как минимум первые три вида строительно-ремонтных работ: кровля, отмотска, сигнализация.
2. Увеличить штатную численность архивного отдела администрации БМР, как минимум на 3 человека, можно как предлагалось ранее техническим персоналом (ведущие специалисты).
Имеется предварительная договоренность с работниками архива Саратовгессторя, либо работающих в данной сфере, но работе в нашем архиве. Без первоначальной помощи, которых, при ожидаемом потоке запросов, которые не делаются уже второй год, нам достанется и другим останется.
Своевременное решение стоящих перед нами задач позволит нам грамотно и уверенно исполнять возложенные на нас т.е. БМР ст. 15 п.16 ФЗ № 131 «Об общих принципах формирования ОМС в РФ» по формированию и хранению архивных документов включая архивные документы поселений.


Начальник архивного отдела
администрации БМР Зиновьев Н.В.